Es hat weit über ein Jahr gedauert, aber die Zeit hat sich offenbar ausgezahlt. Am heutigen Montag stellte Oberbürgermeister Fritz Schramma und seine Projektleiterin Petra Maria Müller das neue Bürger-Informationssystem vor. Zwar zeigt das Online-Informationssystem auf den ersten noch einige Macken und Mängel. Aber der Schritt in Richtung mehr Transparenz ist getan. "Es freut mich sehr, dass ich die Einführung dieses Systems noch in meiner Amtszeit erleben darf", so ein sichtlich entspannter Oberbürgermeister bei der heutigen Präsentation. Die Zielsetzung der Stadtverwaltung war dabei durchaus ehrgeizig und könnte sich auf lange Sicht sogar als umweltgerecht, nachhaltig und damit zugleich auch kostensparend erweisen. Schließlich gibt die Stadt Köln alleine an Druck- und Papierkosten für die politische Arbeit in den verschiedenen Gremien pro Jahr rund 300.000 Euro aus. "Ganz auf Papier zu verzichten, wird allerdings noch eine Zeit dauern", ist sich Schramma sicher. Auch sein Pressesprecher Gregor Timmer geht nicht davon aus, dass der Presseservice der Stadtverwaltung auf kurze Sicht eher nicht auf die Berge von Papier verzichten wird.

Und doch bietet der neue Service für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt eine wesentliche Verkürzung der Reaktionszeit. Bislang mussten sich politisch Interessierte beim Blick in die städtischen Internetseiten mit der Einladung und einer zumeist veralteten Tagesordnung der verschiedenen politischen Gremien begnügen. Von eventuellen Änderungen, Fortschreibungen oder auch Vorabbeschlüssen erhielten die Bürger erst Kenntnis, wenn die Sitzung bereits im Gange war. Mit dem neuen System soll sich das ändern. "Der Bürger hat ab sofort den gleichen Kenntnisstand wie Rat und Verwaltung", erläuterte Schramma die Vorteile des Systems. Der Aufwand hält sich vor allem für die 60 hauptamtlichen Schriftführerinnen und Schriftführer der Stadtverwaltung erfreulicherweise in Grenzen, Doppelarbeit wird vermieden, wie Projektleiterin Müller erläuterte. Die Lösung liegt in einem einheitlichen internen Workflow, der komplett digital abgewickelt werden soll. Noch sind nicht alle Dezernate an dieses System angeschlossen, aber schon in Kürze soll auch dieser letzte Schritt erfolgt sein, wie die Verantwortlichen versprachen.

So werden zukünftig Vorlagen über ein amtseinheitliches System namens "Session" eingepflegt und je nach Zuständigkeit von den entsprechenden Ämtern und Dienststellen schlussgezeichnet und damit auf den Weg gebracht. Auch rückwirkend wollen die Initiatoren zurückliegende Ratssitzungen digital archivieren. Einziges Manko: Die im Bürgerinformationssystem hinterlegten pdf-Dateien und Anlagen werden derzeit noch nicht von der Suchmaschine der Stadtseite erfasst, eine vollumfängliche Recherche nach Themengebieten ist demnach derzeit noch nicht möglich. Aber auch daran wollen die Verantwortlichen arbeiten, wie Pressesprecher Timmer abschließend versicherte.

In dem aufwändigen Schulungsprozess wurden insgesamt rund 2000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Dienststellen der Stadt darin unterwiesen, wie sie zukünftig ihre Verwaltungsvorlagen digital ins System einspeisen. Maximal drei Mal pro Tag soll zukünftig aktualisiert werden, so dass wichtige Entscheidungen zukünftig sofort nach ihrer Beschlussfassung online zu finden sind. Rückwirkend werden überdies sämtliche Ratsbeschlüsse und Wortprotokolle seit Anfang 1996 in das System eingespeist. Als weitere Neuerung können aktuelle Termine der verschiedenen Gremien (Rat, Ausschüsse, Bezirksvertretungen) per Knopfdruck in den eigenen Outlook-Kalender überführt werden. Auch das Versenden von relevanten Dateien ist zukünftig ohne Medienbrüche möglich. Mit der Umstellung, die am heutigen Montag online gestellt wurde, hat die Stadtverwaltung einen wichtigen Schritt auf dem Weg in Richtung Bürgergesellschaft unternommen. "Damit ist die Stadt Köln Vorreiter und einer der Städte in Deutschland, die in vorbildlicher Weise Transparenz in die politischen Beschlüsse der Stadt bringt", so Schramma weiter.

Alleine im vergangenen Jahr tagten die verschiedenen politischen Gremien über 370 Mal. Dabei mussten die Ratspolitiker und Bezirksvertreter über mehr als 5000 Verwaltungsvorlagen entscheiden und brachten alleine mehr als 2200 Anfragen und Anträge ein.