Die Stadt Köln gehört schon heute zu den Großkunden der Deutsche Post AG. Nun haben sich beide Seiten auf ein neues Feld der Zusammenarbeit verständigt. Der eigener Aussage zufolge amtierende "Marktführer bei der physischen Kommunikation", wird dabei nicht nur einfach das ePost-Verfahren einführen. Damit verbunden ist auch eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse, allerdings sollen sich an den verwaltungsinternen Strukturen vorläufig nichts ändern. So lassen sich mit der Umstellung auf digitale Kommunikation in jedem Fall Druckkosten sparen.

Auch sonst versprechen sich die Beteiligten deutliche Effizienzsteigerungen. Ralph Wiegand, Geschäftsbereichsleiter Marketing und Vertrieb ePostbrief bei der Deutschen Post, schätzt, dass sich durch die konsequente Umstellung auf den digitalen Geschäftsverkehr zwischen 40 und 60 Prozent der Organisationskosten einsparen lassen. Allerdings beziehen sich die Vergleichszahlen auf Unternehmen ähnlicher Größe. Mit Städten dieser Größenordnung habe man bislang noch keine Erfahrungen gemacht, Köln spielt hier die Rolle des Vorreiters, so die Verantwortlichen weiter. Genaue Zahlen wurden allerdings nicht genannt, folglich gab es auch keine konkreten Angaben der tatsächlich hauswirtschaftlich relevanten Kosteneinsparungen. Die Stadt beauftragt neben der hauseigenen Druckerei bei größeren Mailingaktion zusätzlich externe Dienstleister. Künftig wird die Deutsche Post die Offline-Briefe drucken und versenden, hieß es dazu weiter.

Wichtiger Baustein für die Internetstadt Köln

"Das ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg der Modernisierung von Verwaltung. Jetzt ist es soweit", kommentierte Kölns Oberbürgermeister Jürgen Roters den heutigen Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Zunächst will die Stadt die monatlich anfallenden Erinnerungsschreiben für die Personalausweise auf das so genannte "Hybrid-Verfahren" umstellen. In der Folge wollen beide Seiten über eine Ausweitung auf andere Abteilungen prüfen und umsetzen. Hybridverfahren meint, dass sowohl die ePost-Kunden ein rechtssicheres Schreiben an eine zweifelsfrei zuzuordnende Mailadresse erhalten. Diejenigen aber, die nicht Kunde des ePost-Verfahrens sind und es auch nicht werden wollen, erhalten den Brief wie gewohnt auf dem Weg der physischen Post. "Wir haben in Köln mehr als 9000 Mitarbeiter, die die Kunden täglich erreichen", warb Weigand, selbst in Köln wohnhaft. Die zwei Distributionskanäle – Online auf der einen und Offline auf der anderen Seite – seien jedoch wichtig, weil es auch in Zukunft einen weiterhin erheblichen Prozentsatz geben wird, die keine ePost-Adresse haben werden, so der Leiter des Kölner Informationsamtes, Engel.

Nutzen und Anreiz

Bricht man die Zahl von einer Million Kunden des ePost-Briefes, die das Unternehmen bereits im November vergangenen Jahres erreicht hatte auf die Domstadt herunter, so betrug die Zahl der Kölnerinnen und Kölner, die bereits eine ePost-Adresse und damit eine eindeutig zuordnenbare Mailadresse ihr Eigen nennen, bei etwas über 12.000. Genauere Zahlen dazu gebe es aber derzeit nicht, wie Wiegand einräumte. Köln ist damit die erste Stadt, die sich mit dem ehemaligen Staatskonzern auf die Durchführung konkreter Projekte verständigt hat. Andere Städte, wie etwa die südliche Nachbarkommune Bonn, haben schon seit längerer Zeit eine ePost-Anschrift. "Aber kein Projekt", wie Roters bemerkte. Auch für Wiegand hat die Stadt als Standort für das erste Referenzprojekt dieser Größenordnung durchaus Grund. So liegt Köln in der IT-Affinität ebenso wie in der Umsetzung anderer elektronischer Projekte (Bürgerhaushalt) in der Spitzengruppe. Aber eigentlich ist es die Stadt selbst, die Wiegand dazu bewog, mit Köln den Startschuss von Projekten dieser Art zu setzen, wie er schmunzelnd anmerkte.

Um auch das eigene Geschäft entsprechend zu bewerben und nach vorne zu bringen, haben sich die Verantwortlichen überdies einen weiteren Anreiz überlegt, wie sie in den kommenden drei Monaten möglichst viele Neukunden für ihre digitale Dienstleistung gewinnen können. So wird pro 100 neu angemeldeter ePost-Kunden bis zum Ende des ersten Jahres seiner Existenz – am 14. Juli 2011 feiert der ePost-Brief den ersten Geburtstag – jeweils ein PC für Schulen bereitgestellt. Die Post AG will damit die Infrastruktur und IT-Ausstattung an den Kölner Schulen unterstützen und verbessern helfen, so das offizielle Argument. Allerdings gehört es zu den Charakteristika bei Netzgeschäften, dass der Nutzen am höchsten ist, wenn möglichst viele Teilnehmer die Möglichkeiten der Netze für sich nutzen, argumentierte Wiegand. Nach einem Urteil in der vorangegangenen Woche droht dem Postkonzern auf diesem bisher exklusiv vermarkteten Geschäftsfeld indes aber auch der Verlust der Monopolstellung. So musste die Post in einem Urteil des Kölner Landgerichts auch anderen Konkurrenten das Authentifizierungsverfahren öffnen, das Urteil ist jedoch noch nicht rechtskräftig.